¿Cuáles son las mejores técnicas para la toma de requisitos en un proyecto digital?

Dentro de la gestión de proyectos hay una fase inicial de gran importancia para asegurar que el resultado final cumpla con las expectativas del cliente: la toma de requisitos.

Muchos clientes tienen en mente una idea, a veces más definida y otras menos, por lo que entender cuáles son sus deseos y necesidades y ayudarle a definirlos es una tarea indispensable al comienzo de cada proyecto. Para ello hay que hacer un proceso de toma de requerimientos profundo y detallado, que nos ayudará a definir y desarrollar las ideas del cliente.

Además de ayudar al cliente a definir sus ideas, realizar una correcta toma de requisitos nos permite:

• Acotar el alcance del proyecto. Este punto impacta directamente en el presupuesto y calendario, por lo que definirlo bien es esencial para que todas las partes involucradas lo tengan claro, y en caso de que en el transcurso del proyecto haya cambios de requerimientos se realice un cambio de alcance y se replantee el proyecto si es necesario.

Cuanto más grande y complejo sea el proyecto, más posibilidades de cambios de alcance habrá, ya sea por imprevistos o por cambios en las ideas/necesidades del cliente.

No definir bien el alcance durante la toma de requisitos, puede generar desviaciones en el presupuesto y el calendario, poniendo en riesgo el éxito del proyecto.

• Definir la planificación de tareas del equipo. Sin unos requerimientos claros y detallados, no se tendrá una planificación de tareas precisa. Esto puede provocar que falten tareas por definir y el equipo no las realice de la forma adecuada por un mal entendimiento, o que no se tengan en cuenta tareas necesarias y llegado el punto haya que replanificar con el consiguiente impacto económico y de tiempos.

• Definir KPIs. Para poder medir el éxito de un proyecto es necesario partir de unos indicadores que nos permitan realizar un análisis cuantificable. Para ello es necesario conocer bien los requerimientos del cliente para poder definir cuáles serán los KPIs a medir.

Aunque hay muchas técnicas que se pueden utilizar a la hora de recoger los requerimientos del cliente, siempre hay que valorar cuáles serán las más adecuadas dependiendo del tipo de cliente, características del proyecto, momento en el que se encuentra, etc. De todos modos, desde Adesis os proponemos las siguientes, esperando que os sean de utilidad:

• Entrevistas: la clave es prepararla con antelación para tener las preguntas adecuadas que ayuden a recabar toda la información necesaria, y salir de la reunión con toda la información posible para definir bien el proyecto y el producto final.

• Focus groups: con esta técnica de investigación cualitativa reuniremos a los perfiles expertos por parte del cliente que tengan un rol importante en el proyecto, de modo que por medio del diálogo podamos obtener la información deseada. A parte de la selección de los participantes y de tener un guión, es vital la figura de un moderador que guíe el debate hacia los puntos clave relacionados con el diseño del proyecto.

• Workshops: estas sesiones enfocadas a definir requerimientos son de gran utilidad cuando por parte del cliente hay varias personas involucradas que tengan capacidad de decisión sobre el resultado final y deban ponerse de acuerdo. Se puede definir como una especie de taller co-creativo específico y de carácter estratégico. Es importante organizarlo bien, conocer a la audiencia y preparar dinámicas de grupo que ayuden a conseguir los objetivos mediante un programa y materiales auxiliares como juegos, pizarras, post-its, etc.

• Técnicas de creatividad: hay múltiples técnicas como el brainstorming, los mapas de ideas, diagramas de afinidad y otras muchas más que ayudan a establecer prioridades dentro de los requerimientos del cliente y lo que es más importante, ayudar a que afloren otros que no habían identificado hasta el momento.

• Cuestionarios: puede que en tu caso sea necesario recopilar información de un número elevado de personas, como por ejemplo el caso de usuarios finales de una aplicación. En este caso los cuestionarios son una buena herramienta.

• Observación: cuando el cliente tiene dificultades para definir sus requerimientos o es necesario definir procesos previamente, la observación es una técnica de gran utilidad al ver a los individuos en su ambiente.

En resumen, definir al inicio del proyecto los requerimientos de forma adecuada ayudan a disminuir riesgos e incertidumbre durante el mismo, pues todos los implicados tendrán claros los objetivos y fases para conseguirlos.
Reducir esta incertidumbre, evitará cambios de alcance que puedan impactar en el presupuesto y calendario, y el éxito del proyecto y satisfacción del cliente estarán asegurados.

Project Manager , Adesis Netlife – GFT Group

Licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas, y amante de los viajes y del yoga en su tiempo libre, se unió al equipo de Adesis en 2016 y desde entonces disfruta gestionando proyectos digitales.

Cristina Betrón
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